Thuê văn phòng với diện tích nhỏ và khuyến khích nhân viên làm việc ở bên ngoài để tiết kiệm chi phí đang là xu hướng chung của nhiều doanh nghiệp trên khắp thế giới. Lenovo tất nhiên cũng không nằm ngoài xu thế đó.

Theo lẽ thường, một công ty chuyên bán các thiết bị văn phòng sẽ phải khuyến khích khách hàng của mình mở văn phòng thật to, mua các thiết bị văn phòng như laptop/desktop thật xịn và thật nhiều; nhưng Lenovo lại khác.

Trong một sự kiện mới đây, ông Nguyễn Văn Giáp – Giám đốc Lenovo Việt Nam đã gợi ý rằng: các doanh nghiệp Việt có thể thuê văn phòng với tỷ lệ 5-7/10, tức là chỉ thuê chỗ có diện tích đủ phục vụ 50% hoặc 70% nhân viên, cũng như đừng sắm quá nhiều thiết bị văn phòng mà hãy tùy vào nhu cầu sử dụng của nhân viên để tính toán hợp lý.

Thoạt trông, những hành động của vị lãnh đạo Lenovo Việt Nam không bình thường, nhưng nếu xét kỹ, rõ ràng Lenovo đang bán hàng theo cách của thời công nghiệp 4.0: theo xu hướng và theo nhu cầu của khách hàng.

Thế hệ Z thích làm việc bên ngoài văn phòng

Theo Nielsen, thế hệ Z sẽ chiếm 25% lực lượng lao động của Việt Nam vào năm 2025. Bà Thanh Nguyễn, nhà sáng lập và là Giám đốc Anphabe.com, cho rằng, thế hệ Z giỏi ngoại ngữ, tích lũy tốt kiến thức, rất tự tin về triển vọng bản thân và có kế hoạch nghề nghiệp tham vọng, nhưng họ lại không muốn gắn kết với các tổ chức.

Thế nên, để tăng khả năng gắn kết, các công ty phải đáp ứng các nhu cầu của họ, ví dụ như được phép làm việc linh hoạt. Trong một khảo sát gần đây, có 47% bạn trẻ thuộc thế hệ Z cho rằng môi trường làm việc vui vẻ và sự linh hoạt là hai yếu tố hàng đầu cho một công việc.

Còn theo quan sát của bà Bùi Hoàng Diệp – Fouder và CEO LionBui Agency, các bạn design trong công ty bà luôn cảm thấy khó khăn khi phải làm việc giờ hành chính, như đúng 08h sáng phải có mặt tại công ty, nhưng họ lại cảm thấy dễ chịu khi được làm thêm giờ để nghĩ về các ý tưởng, tham gia các dự án lớn đòi hỏi tính sáng tạo và có thử thách cao, sẵn sàng di chuyển và thậm chí còn thích thú khi làm việc tại một nơi xa.

Thực tế là không mấy người thuộc thế hệ này hứng thú với có mặt ở công ty từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, chỉ đơn giản là vì họ nghĩ tại sao phải đấu tranh với dòng người trên đường để có mặt ở công ty 8 tiếng mỗi ngày trong khi có thể kết nối với bất kì ai với chỉ vài chạm trên smartphone hay laptop.

Mặt khác, khách hàng của Lenovo là các doanh nghiệp, mà doanh nghiệp thì luôn muốn tối ưu chi phí hoạt động. Bất cứ đối tác nào đưa đến cho họ các giải pháp giúp họ tối ưu chi phí đều được hoan nghênh hơn kẻ khác không làm thế.

Nên quản lý hiệu quả công việc thay vì thời gian

"Mỗi công ty đều có nhiều thế hệ nhân viên làm việc cũng những kỳ vọng, năng lực, chuyên môn khác nhau tạo ra những người dùng khác nhau. Có người chỉ dùng những thứ cơ bản như word – excel, có những người phải dùng những phần mềm thiết kế phức tạp buộc phải có máy tính có tính năng - sức mạnh lớn. Có người công việc cần phải ngồi cố định ở công ty như telesale, nhưng cũng có người phải thường xuyên ra ngoài như đội kinh doanh và bán hàng", ông Nguyễn Văn Giáp miêu tả.

Hồi còn làm cho Microsoft, ông cùng các đồng sự mỗi người có một bàn làm việc và một tủ đựng đồ, đến giờ làm mọi người sẽ đến công sở, lấy laptop từ bên trong tủ đồ rồi để lên bàn bắt đầu làm việc, song bây giờ điều này không còn đúng nữa.

Hiện tại, Lenovo đang áp dụng tỷ lệ 70%, tức chỉ thuê chỗ đủ cho 70% nhân viên của họ làm việc, sau này tỷ lệ đó có thể còn thấp xuống chỉ còn 50%. Đây là giải pháp lý tưởng không chỉ cho Lenovo mà còn cho các công ty muốn có "không gian làm việc nhỏ nhưng hiệu suất vẫn cao".

Theo đó, các doanh nghiệp nên khuyến khích những nhân viên trong các bộ phận như bán hàng – kinh doanh thường xuyên ra ngoài làm việc hoặc các bạn ở bộ phận sáng tạo thế hệ Y và Z, tất nhiên chúng ta phải trang bị cho họ những thiết bị phù hợp có tính di động. Thay vì quản lý bằng thời gian, chúng ta nên quản lý bằng hiệu quả công việc. 

Ngoài ra, việc phân tán nhân viên còn giúp giảm khả năng lãng phí thời gian làm việc, nếu lỡ như máy móc gặp vấn đề hoặc hệ thống của công ty bị hacker tấn công.

"Tuy nhiên, 2 vấn đề quan trọng – cốt lõi để ‘chỉ thuê không gian làm việc nhỏ nhằm tiết kiệm chi phí nhưng hiệu suất vẫn cao’ chính là: trước tiên phải quy hoạch tổng thể sau đó bộ phận IT phải làm tốt việc quản lý nội bộ", ông Giáp nêu vấn đề.

Trước khi bắt đầu, bộ phận IT cần phải quy hoạch tổng thể mục đích của từng người dùng để chọn ra những công cụ và phần mềm phù hợp. Nếu chúng ta mua cho một nhân viên hành chính chiếc máy tính để bàn to cấu hình mạnh chỉ tổ tốn diện tích còn lãng phí tiền bạc. Hoặc nếu chúng ta mua desktop cộng thêm một chỗ làm việc cho nhân viên sale suốt ngày chạy ngoài đường, hành động này không chỉ lãnh phí mà thật sự không cần thiết.

Bên cạnh đó, dù thiết bị làm việc không tập trung, nhưng bộ phận IT cần phải quản lý tập trung người dùng cuối (cả phần mềm lẫn phần cứng), có như thế mới bảo đảm sự xuyên suốt, liền lạc, mang tới hiệu quả công việc cao. Vì thế, giới IT cần phải liên tục đổi mới, thích ứng để cung cấp những dịch vụ IT tốt hơn.

Còn với các công ty đa quốc gia chưa xây dựng được đội ngữ IT vững mạnh ở địa phương thì có thể thuê ngoài để họ đến quản lý.